Cheat sheet: Трябва да знаете функциите на Excel 2016

Предишна 1 2 Страница 2 Страница 2 от 2

Лесно споделяне с настолната версия на Excel

През март 2016 г. десктоп версията на Excel получи функция, наречена Simple Sharing, и някои наблюдатели в индустрията вярваха, че съвместната работа на живо за Excel най-накрая е тук. Уви, не е така. Вместо това, това е само начин хората да използват по-лесно функциите за споделяне, които съществуват под една или друга форма от Excel 2007. Споделянето в Excel винаги е било сложно, а функцията за просто споделяне в Excel 2016 не прави нещата драстично по-лесни . И все пак, ако често работите с други по електронни таблици, може да искате да го изпробвате.

Първо трябва да подготвите работна книга за споделяне. (Обърнете внимание, че не можете да споделяте работни книги с таблици на Excel в тях и има други ограничения по отношение на форматирането и функциите, които могат да бъдат изпълнени в споделена работна книга.)

В работната книга, която искате да споделите с други, щракнете върху Преглед на лентата, след това щракнете върху Споделяне на работна книга и в раздела Редактиране на екрана, който се показва, поставете отметка в квадратчето до „Разрешаване на промени от повече от един потребител едновременно време. Това също така позволява обединяване на работната книга. " След това в раздела Разширени на екрана изберете как искате да проследявате промените и да обработвате редакции, направени от други - например колко дълго да съхранявате историята на промените в документа. Когато сте готови, щракнете върху OK.

Вече можете да споделяте работната книга с други хора, да виждате промените, които всеки прави, след като ги е направил, и да решавате кои да запазите и кои да отхвърлите. Нищо от това не е ново - всичко е налично в предишните версии на Excel. Но с Simple Sharing е по-лесно да споделите самия файл, защото го съхранявате в облачно местоположение, до което всеки има достъп, и след това го споделяте с други.

За да използвате просто споделяне, първо запазете файла в акаунт в OneDrive, OneDrive за бизнеса или SharePoint. (Това са единствените услуги, които работят с Simple Sharing.) За да направите това, щракнете върху File> Save As и изберете подходящия акаунт в OneDrive или SharePoint.

След като направите това, щракнете върху иконата за споделяне в горния десен ъгъл на работната книга. Екранът за споделяне се появява вдясно. Екранът за споделяне вероятно е причината, поради която някои хора погрешно вярват, че Excel предлага сътрудничество в реално време, защото това е същият панел за споделяне, който Word, PowerPoint и OneNote използват за сътрудничество. Разликата е, че в случая на Excel ще можете да използвате прозореца само за да позволите на някой друг достъп до документа - това няма да ви позволи да извършвате сътрудничество в реално време.

В горната част на екрана за споделяне въведете имейл адресите на хората, с които искате да споделите документа, в полето „Поканване на хора“ или щракнете върху иконата на бележника, за да търсите в списъка си с контакти за хора, които да поканите. След като адресите на хората са в полето, се появява падащо меню, което ви позволява да изберете дали да разрешите на сътрудниците си да редактират документа или само да го преглеждат. Под падащото меню можете също да въведете съобщение, което се изпраща на хората, с които споделяте документа. Когато сте готови, щракнете върху бутона Споделяне.

Имайте предвид, че можете да задавате различни права за редактиране / преглед на различни хора, но само ако изпращате различни имейли на всеки. Във всеки отделен имейл, който изпращате, можете да изберете само редактиране или преглед и това важи за всички в имейла. Така че, за да присвоите различни привилегии на различни хора, изпращайте им индивидуални имейли, вместо да ги обединявате в един имейл.

Имейл с връзка към файла се изпраща на хората, които сте посочили. Имайте предвид, че това е пълната степен на това, което прави Simple Sharing - след изпращането на този имейл използвате същите функции за споделяне, които вече са съществували в Excel преди версията от 2016 г., както ще очертая по-долу.

Хората, с които споделяте файла, трябва да кликнат върху иконата на файла в имейла си, за да го отворят. Те могат да преглеждат работния лист, но ако искат да направят промени в него, ще трябва да запазят копие от него в същата папка, където са го отворили. Самият оригинал ще бъде само за четене за тях.

Вашите сътрудници правят каквито искат промени в своето копие на работния лист и го запазват. След това отваряте оригиналния си работен лист и можете да обедините промените в тяхното копие на работния лист с оригиналния работен лист. Преди да можете да направите това обаче, трябва да предприемете следните стъпки:

1. Щракнете върху иконата Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп. Това е четвъртата икона отляво (стрелка надолу с хоризонтална линия над нея) в лентата с инструменти за бърз достъп, която е в горния ляв ъгъл на екрана. На екрана, който се показва, щракнете върху Още команди.

2. На екрана, който се появява, отидете до падащото поле „Избор на команди от“ и изберете „Всички команди“.

3. Превъртете през списъка, изберете Сравнение и обединяване на работни книги и щракнете върху бутона Добави в средата на екрана.

4. Щракнете върху бутона OK в долната част на екрана.

Иконата за сравнение и обединяване на работни книги сега се появява в лентата с инструменти за бърз достъп като кръг.

В оригиналния работен лист, който споделите, щракнете върху иконата Сравнение и обединяване на работни книги. Когато се появи диалоговият прозорец „Избор на файлове за обединяване в текуща работна книга“, щракнете върху копието на работната книга, което лицето е направило. След това щракнете върху OK. Всички промени, направени от другия човек в работната книга, ще се появят в оригиналната работна книга, идентифицирани от кой ги е направил. След това можете да решите дали да запазите промените.

За повече информация относно използването и обединяването на споделени работни книги вижте „Използване на споделена работна книга за сътрудничество в Excel 2016 за Windows“ на Microsoft. Само напомняне: Тази функция за споделена работна книга не е нова за Excel 2016. Само начинът за споделяне на самата работна книга се промени, като се използва панелът за споделяне.

Намирам функциите за споделяне в настолната версия на Excel за изключително слаби, дори с помощта на Simple Sharing. Обнадеждаващо е, че Microsoft има бета-версия за сътрудничество в реално време; Очаквам с нетърпение деня, в който той ще стане стабилен и се предлага на потребителите на Excel 2016.

Четири нови функции за проверка

Професионалистите в електронните таблици ще бъдат доволни от четири нови функции, вградени в Excel 2016 - бърз анализ, прогнозен лист, получаване и трансформиране и 3D карти.

Бърз анализ

Ако искате да анализирате данни в електронна таблица, новият инструмент за бърз анализ ще ви помогне. Маркирайте клетките, които искате да анализирате, след което преместете курсора в долния десен ъгъл на това, което сте маркирали. Появява се малка икона на електронна таблица с мълния. Щракнете върху него и ще получите разнообразни инструменти за извършване на незабавен анализ на вашите данни. Например можете да използвате инструмента, за да маркирате клетките със стойност, по-голяма от конкретно число, да получите числовата средна стойност за избраните клетки или да създадете диаграма в движение.

Прогнозен лист

Също така ново е, че можете да генерирате прогнози, базирани на исторически данни, с помощта на функцията Прогнозен лист. Ако например имате работен лист, показващ минали продажби на книги по дата, Прогнозният лист може да предсказва бъдещи продажби въз основа на минали такива.

За да използвате функцията, трябва да работите в работен лист, който съдържа исторически данни, базирани на времето. Поставете курсора в една от клетките с данни, отидете в раздела Данни на лентата и изберете Прогнозен лист от групата Прогноза вдясно. На екрана, който се появява, можете да изберете различни опции, като например дали да създадете линейна или стълбовидна диаграма и коя дата трябва да приключи. Щракнете върху бутона Създаване и ще се появи нов работен лист, показващ вашите исторически и прогнозни данни и прогнозната диаграма. (Оригиналният ви работен лист ще бъде непроменен.)

Вземете и трансформирайте

Тази функция не е съвсем нова за Excel. По-рано известен като Power Query, той беше предоставен като безплатна добавка към Excel 2013 и работеше само с функциите PowerPivot в Excel Professional Plus. Софтуерът за бизнес разузнаване Power BI на Microsoft предлага подобна функционалност.

Сега наречен Get & Transform, това е инструмент за бизнес разузнаване, който ви позволява да събирате, комбинирате и оформяте данни от голямо разнообразие от местни и облачни източници. Те включват работни книги на Excel, CSV файлове, SQL Server и други бази данни, Azure, Active Directory и много други. Можете също да използвате данни от публични източници, включително Wikipedia.

Ще намерите инструментите за получаване и трансформиране заедно в група в раздела Данни в лентата. За повече информация относно използването на тези инструменти вижте „Първи стъпки с Get & Transform в Excel 2016“ на Microsoft.

3D карти

Преди Excel 2016 Power Map беше популярна безплатна добавка за 3D геопространствена визуализация за Excel. Сега е безплатна, вградена в Excel 2016 и е преименувана на 3D Maps. С него можете да нанесете географска и друга информация върху 3D глобус или карта. Първо ще трябва да имате данни, подходящи за картографиране, и след това да ги подготвите за 3D карти.

Тези стъпки са извън обхвата на тази статия, но ето съвети от Microsoft за това как да получите и подготвите данни за 3D карти. След като подготвите правилно данните, отворете електронната таблица и изберете Вмъкване> 3D карта> Отваряне на 3D карти. След това щракнете върху Enable от появилото се поле. Това включва функцията 3D Maps. За подробности как да работите с вашите данни и да персонализирате картата си, отидете до урока на Microsoft „Започнете с 3D карти“.

Ако нямате данни за картографиране, но просто искате да видите от първа ръка каква е 3D картата, можете да изтеглите примерни данни, създадени от Microsoft. Екранната снимка, показана тук, е от демонстрацията на сезонната електрическа консумация на електроенергия на Microsoft Dallas Utilities. Когато изтеглите работната книга, отворете я, изберете Insert> 3D Map> Open 3D Maps и щракнете върху картата, за да я стартирате.

Удобни клавишни комбинации

Ако сте фен на клавишните комбинации, добра новина: Excel поддържа много от тях. Таблицата по-долу подчертава най-полезните, а други са изброени на сайта на Microsoft Office.

И ако наистина искате да се справите с клавишни комбинации, изтеглете нашето кратко справочно ръководство за лентата на Excel 2016, което изследва най-полезните команди във всеки раздел на лентата и осигурява клавишни комбинации за всеки .

Полезни клавишни комбинации на Excel 2016

Източник: Microsoft
КЛЮЧОВА КОМБИНАЦИЯ ДЕЙСТВИЕ
Навигация по работен лист
PgUp / PgDn Преместете един екран нагоре / надолу
Alt-PgUp / Alt-PgDn Преместете един екран наляво / надясно
Ctrl-PgUp / Ctrl-PgDn Преместете един раздел на работния лист наляво / надясно
Клавиш със стрелка нагоре / надолу Преместете една клетка нагоре / надолу
Раздел Придвижете се до следващата клетка вдясно
Shift-Tab Придвижете се до клетката вляво
У дома Преместване в началото на ред
Ctrl-Home Преместване в началото на работен лист
Ctrl-End Придвижете се до последната клетка, в която има съдържание
Ctrl-стрелка наляво Преминете към думата вляво, докато сте в клетка
Ctrl-стрелка надясно Преминете към думата вдясно, докато сте в клетка
Ctrl-G или F5 Показване на диалоговия прозорец Отиди на
F6 Превключвайте между работния лист, лентата, прозореца на задачите и контролите за мащабиране
Ctrl-F6 Ако е отворен повече от един работен лист, превключете на следващия
Лентова навигация
Alt Показване на преки пътища на лентата
Alt-F Отидете в раздела Файл
Alt-H Отидете в раздела Начало
Alt-N Отидете в раздела Вмъкване
Alt-P Отидете на раздела Оформление на страницата
Alt-M Отидете в раздела Формули
Alt-A Отидете в раздела Данни
Alt-R Отидете в раздела Преглед
Alt-W Отидете в раздела Изглед
Alt-Q Поставете курсора в полето Кажи ми
Alt-JC Отидете в раздела Инструменти за диаграма / Дизайн, когато курсорът е върху диаграма
Alt-JA Отидете в раздела Инструменти за диаграма / Формат, когато курсорът е върху диаграма
Alt-JT Отидете в раздела Таблица Инструменти / Дизайн, когато курсорът е върху маса
Alt-JP Отидете на раздела Инструменти за картина / Формат, когато курсорът е върху изображение
Alt-JI Отидете в раздела Draw (ако е наличен)
Alt-B Отидете на раздела Power Pivot (ако е наличен)
Работа с данни
Shift-интервал Изберете ред
Ctrl-интервал Изберете колона
Ctrl-A или Ctrl-Shift-интервал Изберете цял работен лист
Клавиш Shift-Arrow Разширете селекцията с една клетка
Shift-PgDn / Shift-PgUp Разширете селекцията надолу с един екран / нагоре с един екран
Shift-Home Разширете избора до началото на ред
Ctrl-Shift-Home Разширете избора до началото на работния лист
Ctrl-C Копирайте съдържанието на клетката в клипборда
Ctrl-X Копирайте и изтрийте съдържанието на клетката
Ctrl-V Поставете от клипборда в клетка
Ctrl-Alt-V Показване на диалоговия прозорец Специално поставяне
Въведете Завършете въвеждането на данни в клетка и преминете към следващата клетка надолу
Shift-Enter Завършете въвеждането на данни в клетка и преминете към следващата клетка нагоре
Esc Отменете влизането си в клетка
Ctrl-; Поставете текущата дата
Ctrl-Shift-; Поставете текущото време
Ctrl-T или Ctrl-L Показване на диалоговия прозорец Създаване на таблица
Ctrl-End Когато сте в лентата с формули, преместете курсора в края на текста
Ctrl-Shift-End В лентата с формули изберете целия текст от курсора до края.
Alt-F8 Създаване, изпълнение, редактиране или изтриване на макрос
Форматиране на клетки и данни
Ctrl-1 Показване на диалоговия прозорец Форматиране на клетки
Alt- ' Показване на диалоговия прозорец Стил
Ctrl-Shift- & Прилагане на граница към клетка или селекция
Ctrl-Shift-_ Премахнете граница от клетка или селекция
Ctrl-Shift- $ Приложете Валутния формат с два знака след десетичната запетая
Ctrl-Shift- ~ Приложете формата Number
Ctrl-Shift-% Приложете формата на процента без десетични знаци
Ctrl-Shift- # Приложете формата на Дата, като използвате ден, месец и година
Ctrl-Shift- @ Приложете формата Time, като използвате 12-часовия часовник
Ctrl-K Поставете хипервръзка
Ctrl-Q Показване на опциите за бърз анализ за избрани клетки, които съдържат данни
Работа с формули
= Започнете формула
Alt- = Поставете функция AutoSum
Shift-F3 Поставете функция
Ctrl-` Превключвайте между показването на формули и стойности на клетки
Ctrl- ' Копирайте и поставете формулата от горната клетка в текущата
F9 Изчислете всички работни листове във всички отворени работни книги
Shift-F9 Изчислете текущия работен лист
Ctrl-Shift-U Разгънете или свийте лентата с формули
Други полезни преки пътища
Ctrl-N Създайте нова работна книга
Ctrl-O Отворете работна книга
Ctrl-S Запазете работна книга
Ctrl-W Затворете работна книга
Ctrl-P Отпечатайте работна книга
Ctrl-F Показване на диалоговия прозорец Търсене и замяна
Ctrl-Z Отмяна на последното действие
Ctrl-Y Повторно последното действие
Shift-F2 Вмъкнете или редактирайте коментар на клетка
Ctrl-Shift-O Изберете всички клетки, които съдържат коментари
Ctrl-9 Скриване на избраните редове
Ctrl-Shift- ( Разкрийте скритите редове в селекция
Ctrl-0 Скриване на избраните колони
Ctrl-Shift-) Разкрийте скритите колони в селекция
F7 Проверка на правописа на активния работен лист или избрания диапазон

Готови ли сте да се задълбочите в Excel? Вижте нашите „11 съвета за Excel за опитни потребители“.

Тази история, „Cheat sheet: Трябва да знаете функциите на Excel 2016“, първоначално е публикувана от Computerworld.